Mitteilung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) zur Gelangensbestätigung

Der Bundesrat hat am 22. März 2013 den Entwurf des Bundesministeriums der Finanzen für die Elfte Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung angenommen. Damit treten die Neuregelungen zu den Nachweisen der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen am 01.10.2013 in Kraft. Ein einführendes BMF-Schreiben hierzu wird zeitnah erwartet.

Die Kernpunkte der beschlossenen Neuregelung sehen folgendermaßen aus:

Für die Frage, durch welche Belege der Nachweis zu führen ist, wird wie bislang unterschieden in so genannte Beförderungsfälle, in denen Kunde oder Lieferer selbst die Ware transportieren und in so genannte Versendungsfälle, in denen selbständige Dritte, z.B. Spediteure, in den Transportvorgang eingeschaltet sind.

Gelangensbestätigung: Für alle genannten Transportvarianten, also Beförderung wie Versendung, kann der Nachweis der Steuerfreiheit neben dem Vorhandensein eines Doppels der Rechnung durch eine so genannte Gelangensbestätigung geführt werden. Hierbei handelt es sich um ein Dokument mit folgenden Angaben:

Name und Anschrift des Abnehmers
Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer, wenn der Liefergegenstand ein Fahrzeug ist.
Angabe von Ort und Monat (nicht Tag) des Endes der Beförderung oder Versendung, d.h. des Erhalts des Gegenstands im Gemeinschaftsgebiet. Dies gilt auch, soweit der Abnehmer die Ware selbst abholt und befördert. D.h., in dem Fall muss er im Nachhinein nicht nur – wie jetzt – bei Abholung die Bestätigung abgeben.
Ausstellungsdatum der Bestätigung
Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten. Wichtig: Die elektronische Übermittlung ist zulässig, in dem Fall kann auf die schriftliche Unterschrift verzichtet werden, wenn erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat, z.B. über den verwendeten E-Mail-Account des Abnehmers. Die Beantwortung der Frage, wie dann die Archivierung zu erfolgen hat, ist von dem noch ausstehenden Ausführungserlass zu erwarten.

Wichtig – weil erleichternd – ist, dass die Gelangensbestätigung aus mehreren Dokumenten bestehen kann. D.h., es ist nicht zwingend ein Muster zu verwenden oder Formular einzusetzen. Auch die Mehrheit von Dokumenten mit den genannten Angaben genügt als Nachweisdokument. Die Bestätigung kann überdies als Sammelbestätigung auf das Quartal bezogen abgegeben werden.

In Versendungsfällen werden gleichberechtigt die folgenden alternativen Nachweise anerkannt:

(1) Versendungsbelege, insbesondere in der Form handelsrechtliche Frachtbriefe werden anerkannt, soweit sie vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet sind und die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts des Gegenstands der Lieferung enthalten. Für den CMR-Frachtbrief bedeutet das, dass die Empfängerunterschrift in Feld 24 nunmehr wieder gefordert wird.

(2) Wird der Spediteur vom Lieferer beauftragt, ist als Alternative weiterhin die bisher bekannte Spediteursbescheinigung als Nachweisdokument zulässig. Sie muss sich allerdings nunmehr auf die Bestätigung der erfolgten, nicht nur der beabsichtigten Verbringung beziehen. Neu und besser als bisher ist, dass auch die Spediteursbescheinigung elektronisch übermittelt werden kann.

(3) Wenn der Spediteur vom Abnehmer beauftragt wird, werden die Nachweisschwierigkeiten aufgrund des fehlenden Vertragsverhältnisses zwischen Spediteur und Lieferer gesehen. In diesem Fall soll daher eine Spediteursbescheinigung über die nur beabsichtigte Verbringung ausreichen, wenn überdies parallel der Nachweis der Bezahlung des Liefergegenstands über ein Bankkonto erfolgt. Bei Zweifeln weist die Finanzverwaltung für diese Konstellation darauf hin, dass eine Gelangensbestätigung (s.o.) gefordert werden kann. Da die (ausländischen) Kundenspediteure ohnehin bereits die Spediteursbescheinigungen deutscher Vorgabe auch für den Fall der beabsichtigten Verbringungen kaum kennen, wird in den Fällen vielfach die Gelangensbestätigung zum Nachweis erforderlich sein. Auch heute wird hier bereits wegen der schon jetzt gegebenen Schwierigkeiten mit Empfängerbestätigungen gearbeitet.

(4) Tracking an Tracing: In den Fällen, in denen der Sendungsverlauf elektronisch überwacht wird (Kurierdienste), genügt zur Nachweisführung die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung sowie ein vom Kurierdienst erstelltes Protokoll, das den Transport lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist. Bei Postsendungen, in denen dies nicht möglicht ist, genügt eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Sendung und der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung.